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Elaboración de una carta de presentación

Escribir una carta debe ser un momento perfectamente planificado para que el resultado sea bueno y tenga éxito. Para ello, hay que seguir unos pasos básicos: Debes tener claro qué mensaje quieres transmitir, quién es el destinatario, personalizar la carta, tener como objetivo conseguir una entrevista y estructurar la carta de manera que sea agradable de leer y de entender.

Además de dar respuesta a todas las preguntas que tienen que ver con la elaboración de la carta de presentación, vamos a destacar cuáles son las reglas de oro que pueden tener éxito entre los responsables de selección de las empresas.

El mensaje

La carta de presentación es otra manera de multiplicar las posibilidades de despertar el interés del responsable de selección. No debemos olvidar que el motivo de esta carta es comunicar un mensaje específico y personalizado al técnico encargado de la selección de personal o al empresario.

El mensaje de la carta de presentación debe cubrir dos puntos fundamentales:

1.    Argumentar las razones que nos convierten en un firme candidato para cubrir un puesto de trabajo.
2.    Sugerir la posibilidad de concertar una entrevista.

El destinatario

Si no respondemos a una oferta genérica que nos llega por cualquier canal de intermediación laboral y lo que hacemos es enviar nuestra candidatura a las empresas que nos gustan y que consideramos que pueden necesitar perfiles como el nuestro, es importante dirigir las cartas personalizadas indicando el nombre de la persona encargada de la contratación de personal. Si no conocemos el nombre de la persona, lo más conveniente es averiguarlo, bien a través de Internet, bien llamando por teléfono para averiguarlo.

Si nos resulta imposible conocer su nombre, se puede optar por dirigir la carta al “Responsable de selección” o bien a nombre de la persona que esté a cargo del departamento en el que queremos trabajar.

Una carta personalizada

Para personalizar la carta de presentación no basta con poner el nombre del destinatario. Las empresas reciben muchos currículos que, por lo general, no suelen tener en cuenta. Por este motivo, es conveniente que el primer párrafo de la carta comunique algo relacionado con la persona a la que se ha destinado. Esto conseguirá atraer y mantener su atención.

La posibilidad de obtener respuesta a la carta está directamente relacionada con el grado de atención personal que se incluya en ella. Si conocemos algunos detalles, una buena manera de comenzar es hacer alusión a la carrera profesional de la persona o comentar alguna acción futura que vaya a realizar la empresa.

En la carta de presentación nos debemos vender como otro producto que necesite la empresa. Para ello, es importante conocer los intereses y necesidades de la empresa, pues sólo así podremos ofrecer las cualidades o aptitudes que tenemos y demostrar que son compatibles con su actividad. Debemos comunicar la habilidad propia para colaborar con ellos, evitando en todo momento hablar en términos negativos, criticando la labor que realizan.

Hay que tener en cuenta que estamos entrando en lo que viene a llamarse el nuevo paradigma laboral. Es decir, una empresa necesita profesionales concretos para acciones concretas, y es ahí donde tenemos que ofrecernos. Que la empreesa vea en nosotros una ayuda y no una carga. Que la empresa no piensa que buscamos un trabajo para solucionarnos toda la vida, ni que buscamos acomodarnos en un puesto de trabajo.

Con estas premisas, algunas expresiones recomendadas para personalizar la carta de presentación son:

• “Me he informado de que están realizando…”.
• “Conociendo la labor que desarrolla dentro del Departamento de Administración…”.
• ”Tomando en cuenta el plan estratégico de ventas que usted ha venido desarrollando en calidad de Director Comercial…”.
• ”A juzgar por el liderazgo en el mercado que tiene su producto…”.

Sugerir una entrevista

Por último, se debe terminar la carta sugiriendo una entrevista. Si una carta no consigue ese objetivo, la carta no habrá servido de nada. Se hará de manera sutil. Nos referiremos a una cita personal donde poder ampliar información sobre el currículum. Sugeriremos que en un breve plazo llamaremos para poder acordar una fecha adecuada para ambos. Así, no sólo se podrá comprobar si el currículum fue tenido en cuenta, sino que obtendremos una nueva oportunidad para establecer el contacto.

Estructura de la carta

En cuanto a la estructura de la carta, no existe un modelo único, aunque sí se puede afirmar que las variaciones son mínimas. Todas deben llevar la dirección del remitente, la del destinatario y la fecha. El texto no debe ser una mera repetición del currículum, no tiene que exceder de cuatro o cinco párrafos que, a su vez, no pueden sobrepasar las cuatro o cinco líneas.

La redacción de la carta debe ser cuidada pero, además, es conveniente utilizar el mismo lenguaje. Es decir, utilizar los términos adecuados con la jerga y tecnicismos propios del sector.

Una vez que sabemos exactamente lo que vamos a comunicar, debemos ordenar la información en los párrafos de manera lógica:

1º Párrafo: presentación y saludo. Existen dos casos. Si se responde a un anuncio de oferta de empleo se mencionará dicha oferta, indicando la referencia del puesto (si viene incluida en la oferta). En el caso de estar realizando un mailing espontáneo a empresas de nuestro interés, atraeremos la atención del destinatario mediante algún detalle.

2º Párrafo: informar que se adjunta el C.V. y que respondemos a las características de la persona que necesitan (tanto si se ha realizado una oferta, como si hemos realizado el contacto por iniciativa propia).

3º Párrafo: enumerar algunos logros profesionales y nuestras últimas actividades que les puedan interesar, a juzgar por el perfil profesional que necesitan.

4º Párrafo: demostrar interés por el puesto e insinuar una cita personal.

5º Párrafo: agradecimientos y despedida.

Claves imprescindibles

• Dirigirla a una persona en particular
• Comunicar algo personal
• Responder a la pregunta ¿por qué debo verle?
• Utilizar su mismo lenguaje
• Solicitar una entrevista

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